株式会社ミズホ
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デスクが綺麗な人がやってる整理の5つのコツ

こんにちは、株式会社ミズホです。


オフィスの中でもデスクが整ってる人、散らかってる人、それぞれいますよね。
私は帰るときにはデスクの上にはPC1台という環境にできるという
片付けで言えばわりと偏差値が高いタイプなんですが、

やっぱりそれができると良いことがたくさんあって、
人にもよりますが、まず集中力がUPします。
そしてモノや書類を探す時間が短縮できて、心の余裕も生まれます。

ではデスクが綺麗な人は、普段どういうことを行っているから
綺麗な状態を保てるのか、今日からできるコツ5つご紹介します。


① 定位置を決める


片付けができない人は備品とか書類とか増えていくととりあえずしまうということを
やってしまいがちです。特に書類は一度しまっちゃうとわかんなくなっちゃうんですね。
そして入る場所が見つからなく鳴るとデスクの上に積み上がっていってしまうんです。

なので、必ず定位置を設けます。
現在進行系の書類・電子化できる書類等、見積書とか資料などは、
ざっくりでも定位置を決めておくことで、整理整頓の意識ができます。
使う備品としてはいくつかのボックスファイル、更にはラベリングがしてあるとなお良いですね。


② 必要最低限の文具以外は廃棄する


続いて明日から続けられるコツとしては、いつも使っていない文具は捨てることです。
デスクが散らかっている人の特徴として、デスクの上だけでなく、ワゴンの中も散らかり気味です・
デスクの中に何があるかというと、いくつかのペン、いくつかの消しゴム、いくつかのホッチキスやハサミ
同じような文具が何種類か入っちゃってるんですね。
しかも使ってるのはだいたいひとつか2つです。

なので、いつも使っているお気に入り以外は捨ててください。
そうするとどうなるかというと、迷わなくなるんですね。
板前さんのように必要なものが出るとすぐそこにてが届くということが可能になります。


③ 電子化のルールを導入する


電子化は当たり前でしょと思われるかもしれません。
ただルールを決めるという所がポイントなんです。
社内に複合機があって電子化ができる環境が整っているという会社さんはあっても、
しっかり電子化のルールまで各々管理できてるところは以外と少ないんですよね。
デスクが綺麗な人は社内にルールがなくても、個人でちゃんと自分なりの決め事がある人が多いです。

そして電子化するだけじゃなくて、フォルダの階層分け、そして名前付けまで行うようにしましょう。
書類電子化のポイントは「業務の一環として捉えること」です。
最初は面倒かもしれませんが、なれると電子化せずためていくほうが嫌になってくるので、
取り入れていきましょう。


④ 収納を増やさない


はい、これもやっちゃいがちなんですが、
モノとか書類を片付けられない人は、モノがいっぱいになると新しい収納を設けるってことを
やっちゃいがちなんですね。デスクでいうと足元に謎のダンボール持ってきたりですね。
収納するスペースはボックスファイル何個までって決めておいて、
それ以上になるようなら廃棄するか電子化するといった動きを取りましょう。

やっぱり綺麗な状態を保てる人は、そうでない人より「そろそろ片付けようのライン」が低いんですね。
習慣で少しモノが増えるとそろそろ片付けなきゃなって思うんです。
片付けられない人はそういったラインが自分のなkあで決められてないので、
際限無く書類やモノが増えていっちゃうし、収納を増やすという行動を取ってしまいます。

本当に今使っている現在進行系の書類って以外と少ないんですよ。
なので、収納スペースを決めて、それ以上は増やさないという行動でいきましょう。


⑤ デスクマットをやめる

これも結構大事で、デスクマットがあるとどうしても見た目が綺麗にならないんですよね。
昔からずっと使ってるという人も多いですが、マット下以外のメモがたとえばデスクの上に
置かれていても気にならないというか、マヒしてきちゃうんですね。
綺麗な環境というのは、基本空白があるんです。
モノが色々詰まってて綺麗に魅せるというのは難しいんです。
オシャレなお店とか行くと基本空間に空白がありますよね。
なので、メモが必要ならスマホに入れる、もしくはパソコンのデスクトップにアプリで付箋を貼る
という形で、明日から業務を進めましょう。
デスクトップのメモは非常に便利です。どんどん使っていきましょう。